Hacking Sales đ Kalender
En riktigt duktig đ-sĂ€ljare kombinerar mĂ„nga olika skills.
Men en kompetens som Àr gemensam för alla som lyckas bra Àr förmÄgan att Àga sin kalender.
Och i stor utstrÀckning sin kunds kalender!
Men detta Àr ocksÄ en kompetens som de allra flesta förvÀntas skaffa sig pÄ egen hand, nÀr det egentligen borde varit första lektionen i skolan och en 20-poÀngskurs pÄ universitetet?
Nu Àr det upp till oss sÀljledare att se till att detta funkar.
"Time kills all deals" Àr ett uttryck som sÀtter fingret pÄ varför detta Àr viktigt.
Men vad vi egentligen sĂ€ger Ă€r att "sĂ€ljare som inte kan managera sin och kundens tid dödar alla affĂ€rer". För förutsĂ€ttningarna Ă€ndras; kundens behov, stakeholders, budget, prioriteringar, âŠ
If you donât recognize the need to control the process or the necessity of trading enough value to justify the next meeting, you will likely see time as the obstacle, when in fact, you are the obstacle.
If you want to make time your ally, then link together the necessary commitments and spend more time with your contacts engaged in the process of change.
â Anthony Iannarino - The Lost Art of Closing:
Winning the Ten Commitments That Drive Sales
Man kan ocksÄ konstatera att dÄliga deals drar ut pÄ tiden.
Oavsett vad som Àr hönan och Àgget i den hÀr ekvationen - sÄ bör man ta det pÄ allvar.
Kalender = aktivitet
Hur man Àn vrider och vÀnder pÄ det sÄ handlar försÀljning om aktivitet.
Bryta ner mÄl.
Prioritera.
Planera.
Den sÀljorganisation som fyller kalendern med nÄgorlunda rÀtt aktiviteter kommer alltid att slÄ de fÄr ut 20 eller 30% lÀgre effekt av sina sÀljare. Och en undersökning frÄn The Bridge Group visar att sÀlj-produktivitet Àr utmaning #1 för nÀstan 65% av B2B-företagen.
SÄ vad Àr det jag behöver coacha mina sÀljare i:
LÄngt perspektiv = 18-36 mÄnader. Ett strategiskt perspektiv. Om jag vill bli strategisk leverantör pÄ ett enterprise-bolag, vad behöver jag Ästadkomma första Äret? Och vilka aktiviteter behöver jag ha i kalendern ni för att komma dit? Samma sak kring min egen karriÀr. Om jag vill vara sÀljchef om tvÄ Är, vad behöver jag ha Ästadkommit om ett Är och vad innebÀr det pÄ mÄndag?
MedellÄngt perspektiv = 3-12 mÄnader. Vad krÀvs för att nÄ mitt sÀljmÄl i Är? Kommande kvartal? Hur mÄnga affÀrer Àr det? Hur mÄnga möten? Hur mÄnga timmar behöver jag lÀgga nu för att fÄ det att hÀnda?
Kort perspektiv = 2-3 veckor. Hur disponerar jag mina 40 timmar per vecka pÄ bÀsta sÀtt för att nÄ de mÄl jag satt upp ovan? Hur sÀkerstÀller jag att prioriterar rÀtt och inte blir reaktiv?
Om dina sÀljare inte klarar av detta pÄ egen hand, sÄ behöver du göra det Ät dem?
Och frÄgar man Jason Lemkin (mannen bakom SaaStr) sÄ Àr time management det som sÀrskiljer de allra bÀsta sÀljarna:
21 tips för att hantera kundens kalender
NÄgra snabba tips frÄn nÀtverket kring hur man faktisk kan kontrollera kundens kalender i mycket större utstrÀckning Àn vad man tror.
Ha alltid en nÀsta aktivitet inbokad. Tiden i sig Àr inte problemet, utan kundens committment att ta processen vidare. FrÄnvaron av en nÀsta naturlig aktivitet Àr förödande för en affÀrsmöjlighet.
Boka nĂ€sta aktivitet i sittande möte (eller samtal). Inga âjag kommer att maila dig nĂ„gra förslag pĂ„ tiderâ utan skicka en inbjudan och fĂ„ kunden att bekrĂ€fta det medans ni har varandra pĂ„ trĂ„den (gemensam kalenderbokning borde vara ett tillĂ€gg i Zoom).
Allt behöver inte vara möten. Email, telefon, SMS, pm pÄ LinkedIn, ⊠vÀlj det format som Àr rÀtt. Men planera ÀndÄ in det i din kalender.
Strukturera din kommunikation pÄ ett bra sÀtt. FrÄn inbjudan och agenda till genomförande och uppföljning. Blir effektivare pÄ sikt och signalerar att du Àr proffs.
FÄ kunden att förstÄ vÀrdet (för dem) i den nÀsta aktivitet du föreslÄr. De mÄste se att du Àr van vid att göra denna typ affÀrer och vet vilka aktiviteter som krÀvs för att komma i mÄl.
Var en bra guide. FöreslĂ„ en process. âSĂ„ som vi ofta jobbar i denna typ av case, Ă€r att vi gör X, Y och Z och att det normalt tar sĂ„ hĂ€r lĂ„ng tid mellan de olika stegenâ.
Varför nu? Viktigaste frÄgan att fÄ svar pÄ.
Synka tidsförvĂ€ntningar. FörstĂ„ kundens tidsperspektiv genom bredare frĂ„gor. Varför valde du att ta samtal med oss nu? Ett sĂ€tt att kĂ€nna av hur angelĂ€get det Ă€r ar att medvetet skjuta fram perspektivet; âdetta lĂ„ter som nĂ„got ni skall göra nĂ€sta budgetĂ„râ. Om det Ă€r viktigt kommer kunden att invĂ€nda đ. Kombinera med attâŠ
FörstÄ viktiga datum. NÀr mÄste detta vara implementerat? Varför just dÄ? Vad hÀnder annars? NÀr tar ni beslut? I vilket forum? NÀr behöver vi ha skapat konsensus i din organisation? FrÄga kunden. Vet de inte sÄ Àr det en signal i sig.
En bra frÄga för att förstÄ kundens process Àr hur det funkade förra gÄngen man köpte nÄgot liknande. Hor lÄng tid tog det? Vad var viktiga milstenar?
Ha rÀtt personer i mötet. Ha en tydlig idé om vilka stakeholders som skall vara med, och ta inte möten utan att sammansÀttningen Àr rÀtt. Har du kört ett par möten utan beslutsfattare, sÄ Àr det mycket svÄrare att fÄ med dem - Àn nÀr du tidigt i processen klargjort att de Àger frÄgan.
Bli kung pÄ mötesdisposition. Det finns inget som kÀnns sÄ proffsigt som ett möte som börjar och slutar i exakt rÀtt tid, dÀr alla frÄgor behandlats och alla fÄr komma till tals. Och inget som kÀnns sÄ oproffsigt som motsatsen.
Respektera kundens önskan om mer tid. âJag behöver fundera pĂ„ det hĂ€r ett par veckorâ. Bra, dĂ„ bokar vi ett uppföljningsmöte om 2 veckor. SĂ€kerstĂ€ll att det inte finns andra invĂ€ndningar, och att v i bĂ€gge vet vad som skall hanteras pĂ„ nĂ€sta möte.
SÀtt deadlines. Var tydlig med vad du behöver för att kunna gÄ vidare, men förankra ocksÄ att de Àr vettiga i kundens vÀrld. Bonustips: att du har kvartalsslut imponerar sÀllan pÄ kunden. SÄ hur gör du detta till en deadline som lÄter relevant i kundens öron?
Snabb Äterkoppling. Ett av de sÀkraste sÀtten att dra ut pÄ ett case Àr att söla med Äterkoppling eller svar. Idealt Äterkommer man samma dag eller nÀsta.
Driv parallella processer. Om du har hemlĂ€xa, se till att kunden har det ocksĂ„ (ni jobbar ju tillsammans mot ett mĂ„l). Om vi spelar âping pongâ och vi turas om att göra saker sĂ„ blir sĂ€ljprocessen dubbelt sĂ„ lĂ„ng.
Gör det enkelt att ta beslut. Eller att ta nÀsta steg. Ofta stÀller vi för höga krav för att ta nÀsta steg. Och sÄ stannar processen. Hur kan vi göra det sjÀlvklart för kunden att gÄ vidare?
FörstÄ att kundens köpprocess Àr icke-linjÀr. Var beredd pÄ att kunder tar ett steg tillbaka i vÄr fina linjÀra sÀljprocess. FÄnga upp det utan att tappa initiativet.
Diskvalificera tidigt. Det mest effektiva sÀttet att hantera en kunds kalender Àr att inte ta fler möten i de fall dÀr jag inte kan vinna affÀren. Vi skrev om det hÀr.
Avsluta möten som inte ger nĂ„got. Om man tidigt i ett discoverymöte eller demo kommer fram till att det inte finns nĂ„gon deal, föreslĂ„ att ni rundar av och hittar en tid nĂ€r vissa kriterier Ă€r uppfyllda. NĂ€stan alla uppskattar Ă€rlighet. Och att fĂ„ tillbaka 30 minuter av sitt liv. Bonustips: stĂ€ll rĂ€tt frĂ„gor innan mötet sĂ„ hĂ€nder detta inte sĂ„ ofta đ
Bli duktig pÄ att tacka nej pÄ ett proffsigt sÀtt. Se de tvÄ punkterna ovan.
27 tips för att Àga din egen kalender
HÀr kommer lite tips frÄn personer som Àr duktiga pÄ att hantera sin tid.
Stort tack till alla som kommit med input.
Planera in allt! Allt du tĂ€nker göra bör finnas i din kalender. Ăr det vĂ€rt att göra? Planera in det! Ăr det inte vĂ€rt att göra, strunta dĂ„ i det.
Blocka den tid som kommer att krÀvas. Skall du köra 10 demos eller ringa 100 samtal under en vecka, blocka den tid som krÀvs i kalendern.
Skapa rimligt stora aktivitetsblock för att minimera âcontext switchingâ.
Synka gÀrna med andra. Det Àr roligare om alla ringer samtidigt och kan dela bÄde fram- och motgÄngar.
Ta ansvar. Visst Àr det bekvÀmt om en sÀljchef meddelar nÀr det skall ringas. Men som sÀljare skall du kunna ta ansvar för att planera din egen tid.
Ta hjÀlp. Av en senior sÀljare eller coach som kan vara bollplank i de hÀr frÄgorna.
MÀt din tid. Skriv ner exakt vad du gör och hur lÄng tid det tar under 2 veckor. Reflektera. Bolla med din chef eller coach. Vad behöver du göra annorlunda?
Ha disciplin. Ingen annan kommer att veta om du skippar en av dina blockade timmar för att ringa kunder. Men du vet att du inte kommer att nÄ dina mÄl eftersom du inte investerar den tid som krÀvs.
Hitta en disposition och rytm som passar dig. Du mÄste sjÀlv avgöra nÀr det Àr bÀst att ringa kunder, skriva offerter eller uppdatera CRM. Prova olika tider/format tills du vet att du kan köra pÄ och nÄr resultat. Exemplen nedan frÄn SalesHacker:
Planera framÄt. Det rÀcker inte att genomföra de aktiviteter du planerat denna vecka, utan du mÄste boka in aktiviteter ocksÄ för kommande veckor. Och mÄnader. Det Àr jobbigt att hantera mÄnga olika tidsperspektiv, men skapar en trygghet att man inte har en tom kalender bara för att det Àr första veckan i kvartalet.
Skilj pĂ„ planering âjag skall planera in 10 demosâ och genomförande âjag skall genomföra 10 demosâ. De gĂ„r hand i hand men Ă€r tvĂ„ olika saker. Blanda inte ihop dem.
Ăg din kalender. Om du har bokat in de aktiviteter som du vet kommer att krĂ€vas för att nĂ„ dina mĂ„l, bryt inte detta för att reaktivt hantera saker frĂ„n kund. NĂ€stan alltid gĂ„r det att hitta en tid som passar bĂ€gge parter. Du Ă€r proffs som kan managera din tid, och inte en serviceperson som slĂ€pper allt för att telefonen ringer.
Var restriktiv med interna möten. Se till att de adderar vÀrde och föreslÄ sÀtt som de kan bli effektivare. Eller alternativa arbetssÀtt. Ingen gillar möten, sÄ du gör antagligen alla en tjÀnst.
StĂ€ng av notiser pĂ„ mobilen. Och 100 andra bra tips för att inte bli störd âŠ
Ha bra stödsystem. Minimera tiden som lÀggs pÄ intern admin eller konstiga leadslistor i Excel - maximera tid med kunderna.
Delegera. Gör du rÀtt saker sÄ har du snart fyllt din dag med kunder som köpt och som vill ha mer attention. Se till att bli duktig pÄ att spela in customer success och andra som kan hjÀlpa till. SÄ att du kan fokusera pÄ det som Àr viktigt pÄ bÄde kort och lÄng sikt.
Planera in stÀlltid. Har du rÀknat ut att du behöver ringa tvÄ timmar effektivt, se till att planera in tid innan. AnvÀnder du 20% av din planerade tid till annat, sÄ blir det 20% fÀrre samtal, och⊠ja, du fattar.
Planera in bÄde förberedelse inför, och uppföljning efter, kundmöten. Typiskt 15-30 minuter pÄ att vara vÀl förberedd och sÀtta en tydlig agenda. Och tillrÀckligt mycket tid efterÄt för en proffsig uppföljning.
KrÀvs det mer uppföljning? Boka in det i kalendern asap efter mötet. Typ nÀsta dag. Duktiga sÀljare har sÄdana block vid ett par tillfÀllen i veckan för att aldrig fÄr en backlog.
Boka inte möten âkant i kantâ. Ăr du 1 minut sen med att fĂ„ tekniken pĂ„ plats har kunden lĂ€ttare att backa ur. Samma sak med att du behöver avrunda tidigare.
Batcha admin. I vissa lÀgen kan det vara mer effektivt att göra all admin i slutet pÄ dagen dÄ man inte har energi att vara kreativ eller ta kundmöten.
Avsluta dagen med att planera morgondagen och preppa allt sÄ att man kan köra 100% direkt.
Planera in reflektion.
Planera in trĂ€ning. Ăven sĂ€ljare mĂ„ste trĂ€na. Om inte din chef gör det sĂ„ Ă€r du tillrĂ€ckligt slipad för att göra det med en kollega.
Belöna dig sjÀlv för genomförande. FörsÀljning handlar om att stÀnga affÀrer. men fira ocksÄ vÀl genomförda aktivitetsblock med vetskapen att de kommer att leda till affÀr.
AnvÀnd de verktyg som funkar för dig. Digitalt eller pÄ papper. BÄde och. Men se till att hÄlla CRM och andra interna system uppdaterade och försök fÄ ut mesta möjliga av det som dessa system erbjuder. Men det finns ingen ultimat lösning, sÄ gör det bÀsta du kan med det som finns.
Hantera avbrott. Hur duktig jag Àn Àr pÄ att boka in fokustid, sÄ kommer jag att bli avbruten. Bli duktig pÄ att tacka nej, coacha folk i hur de bÀst nÄr dig (email eller slack i stÀllet för telefon) och visa att du menar allvar med din tid.
Calendly (och liknande verktyg) đ eller đ
OK. HÀr gÀller det att ha bra feeling.
För ett förstamöte, med nĂ„gon du inte kĂ€nner, sĂ„ funkar det inte att skicka över en lĂ€nk med âvĂ€lj en tid som passar i min kalenderâ! Det skulle inte funka pĂ„ en första dejt, eller hur? PĂ„ samma sĂ€tt reagerar jag nĂ€r jag fĂ„r kalla email.
Vid en första kontakt förvÀntas du förstÄ vad som passar mig. Lite diskussion eller email fram och tillbaka Àr en chans att etablera nÄgon sorts relation innan det kommer en lÀnk som sparar tid Ät dig som skall sÀlja nÄt.
En bra medelvÀg kan vara:
âJag Ă€r ledig onsdag eftermiddag och torsdag förmiddag om det funkar för dig? Om inte det funkar sĂ„ kan du föreslĂ„ en tid nĂ€sta vecka eller hitta en ledig tid i min kalender pĂ„ calendly.com/minlĂ€nkhĂ€r.â
VĂ€lkommen i debatten:
Donald C Kelly - Why I Love Calendly for Sales!
Mark McInnes - Sales People: Don't you dare use a Calendar scheduling tool. Here's why.
Zak Slayback - Avoid Calendar Links in Your Cold Emails (Do This Instead)
Mitt bonustips vid rekrytering
Jag brukar medvetet spela passiv i rekryteringsprocesser med sÀljare för att se om de tar ansvar för att driva processen framÄt. FöreslÄr de ett nÀsta möte? Kan de skicka en inbjudan om jag ber dem? Har de ett bra förslag pÄ nÀsta steg om jag frÄgar?
PĂ„ samma sĂ€tt i intervjun, dĂ€r jag alltid inleder med att frĂ„ga âhur skulle du vilja lĂ€gga upp mötetâ och i bland âvad vill du uppnĂ„ med dagens möteâ. En duktig sĂ€ljare har alltid en tydlig idĂ© om detta och kan kommunicera ett upplĂ€gg som lĂ„ter bra för bĂ€gge parter. Ăr svaret att de inte vet, sĂ„ Ă€r det ju en varningsklocka?
Mer lÀsning
Calendly - Timeboxing: double your sales repsâ output with this calendar strategy
OkDork - 14 Business Lessons from America's Greatest Sales and Marketing Executive
Pipedrive - 3 Powerful Calendar Management Tactics for Hitting Your Sales Targets
Salesforce - Scheduling the Ideal Sales Day: 5 Ideas for Structuring Your Time
Foto av Malvestida Magazine pÄ Unsplash