Hacking Sales 🗓 Kalender
En riktigt duktig 🌟-säljare kombinerar många olika skills.
Men en kompetens som är gemensam för alla som lyckas bra är förmågan att äga sin kalender.
Och i stor utsträckning sin kunds kalender!
Men detta är också en kompetens som de allra flesta förväntas skaffa sig på egen hand, när det egentligen borde varit första lektionen i skolan och en 20-poängskurs på universitetet?
Nu är det upp till oss säljledare att se till att detta funkar.
"Time kills all deals" är ett uttryck som sätter fingret på varför detta är viktigt.
Men vad vi egentligen säger är att "säljare som inte kan managera sin och kundens tid dödar alla affärer". För förutsättningarna ändras; kundens behov, stakeholders, budget, prioriteringar, …
If you don’t recognize the need to control the process or the necessity of trading enough value to justify the next meeting, you will likely see time as the obstacle, when in fact, you are the obstacle.
If you want to make time your ally, then link together the necessary commitments and spend more time with your contacts engaged in the process of change.
— Anthony Iannarino - The Lost Art of Closing:
Winning the Ten Commitments That Drive Sales
Man kan också konstatera att dåliga deals drar ut på tiden.
Oavsett vad som är hönan och ägget i den här ekvationen - så bör man ta det på allvar.
Kalender = aktivitet
Hur man än vrider och vänder på det så handlar försäljning om aktivitet.
Bryta ner mål.
Prioritera.
Planera.
Den säljorganisation som fyller kalendern med någorlunda rätt aktiviteter kommer alltid att slå de får ut 20 eller 30% lägre effekt av sina säljare. Och en undersökning från The Bridge Group visar att sälj-produktivitet är utmaning #1 för nästan 65% av B2B-företagen.
Så vad är det jag behöver coacha mina säljare i:
Långt perspektiv = 18-36 månader. Ett strategiskt perspektiv. Om jag vill bli strategisk leverantör på ett enterprise-bolag, vad behöver jag åstadkomma första året? Och vilka aktiviteter behöver jag ha i kalendern ni för att komma dit? Samma sak kring min egen karriär. Om jag vill vara säljchef om två år, vad behöver jag ha åstadkommit om ett år och vad innebär det på måndag?
Medellångt perspektiv = 3-12 månader. Vad krävs för att nå mitt säljmål i år? Kommande kvartal? Hur många affärer är det? Hur många möten? Hur många timmar behöver jag lägga nu för att få det att hända?
Kort perspektiv = 2-3 veckor. Hur disponerar jag mina 40 timmar per vecka på bästa sätt för att nå de mål jag satt upp ovan? Hur säkerställer jag att prioriterar rätt och inte blir reaktiv?
Om dina säljare inte klarar av detta på egen hand, så behöver du göra det åt dem?
Och frågar man Jason Lemkin (mannen bakom SaaStr) så är time management det som särskiljer de allra bästa säljarna:
21 tips för att hantera kundens kalender
Några snabba tips från nätverket kring hur man faktisk kan kontrollera kundens kalender i mycket större utsträckning än vad man tror.
Ha alltid en nästa aktivitet inbokad. Tiden i sig är inte problemet, utan kundens committment att ta processen vidare. Frånvaron av en nästa naturlig aktivitet är förödande för en affärsmöjlighet.
Boka nästa aktivitet i sittande möte (eller samtal). Inga “jag kommer att maila dig några förslag på tider” utan skicka en inbjudan och få kunden att bekräfta det medans ni har varandra på tråden (gemensam kalenderbokning borde vara ett tillägg i Zoom).
Allt behöver inte vara möten. Email, telefon, SMS, pm på LinkedIn, … välj det format som är rätt. Men planera ändå in det i din kalender.
Strukturera din kommunikation på ett bra sätt. Från inbjudan och agenda till genomförande och uppföljning. Blir effektivare på sikt och signalerar att du är proffs.
Få kunden att förstå värdet (för dem) i den nästa aktivitet du föreslår. De måste se att du är van vid att göra denna typ affärer och vet vilka aktiviteter som krävs för att komma i mål.
Var en bra guide. Föreslå en process. “Så som vi ofta jobbar i denna typ av case, är att vi gör X, Y och Z och att det normalt tar så här lång tid mellan de olika stegen”.
Varför nu? Viktigaste frågan att få svar på.
Synka tidsförväntningar. Förstå kundens tidsperspektiv genom bredare frågor. Varför valde du att ta samtal med oss nu? Ett sätt att känna av hur angeläget det är ar att medvetet skjuta fram perspektivet; “detta låter som något ni skall göra nästa budgetår”. Om det är viktigt kommer kunden att invända 😃. Kombinera med att…
Förstå viktiga datum. När måste detta vara implementerat? Varför just då? Vad händer annars? När tar ni beslut? I vilket forum? När behöver vi ha skapat konsensus i din organisation? Fråga kunden. Vet de inte så är det en signal i sig.
En bra fråga för att förstå kundens process är hur det funkade förra gången man köpte något liknande. Hor lång tid tog det? Vad var viktiga milstenar?
Ha rätt personer i mötet. Ha en tydlig idé om vilka stakeholders som skall vara med, och ta inte möten utan att sammansättningen är rätt. Har du kört ett par möten utan beslutsfattare, så är det mycket svårare att få med dem - än när du tidigt i processen klargjort att de äger frågan.
Bli kung på mötesdisposition. Det finns inget som känns så proffsigt som ett möte som börjar och slutar i exakt rätt tid, där alla frågor behandlats och alla får komma till tals. Och inget som känns så oproffsigt som motsatsen.
Respektera kundens önskan om mer tid. “Jag behöver fundera på det här ett par veckor”. Bra, då bokar vi ett uppföljningsmöte om 2 veckor. Säkerställ att det inte finns andra invändningar, och att v i bägge vet vad som skall hanteras på nästa möte.
Sätt deadlines. Var tydlig med vad du behöver för att kunna gå vidare, men förankra också att de är vettiga i kundens värld. Bonustips: att du har kvartalsslut imponerar sällan på kunden. Så hur gör du detta till en deadline som låter relevant i kundens öron?
Snabb återkoppling. Ett av de säkraste sätten att dra ut på ett case är att söla med återkoppling eller svar. Idealt återkommer man samma dag eller nästa.
Driv parallella processer. Om du har hemläxa, se till att kunden har det också (ni jobbar ju tillsammans mot ett mål). Om vi spelar “ping pong” och vi turas om att göra saker så blir säljprocessen dubbelt så lång.
Gör det enkelt att ta beslut. Eller att ta nästa steg. Ofta ställer vi för höga krav för att ta nästa steg. Och så stannar processen. Hur kan vi göra det självklart för kunden att gå vidare?
Förstå att kundens köpprocess är icke-linjär. Var beredd på att kunder tar ett steg tillbaka i vår fina linjära säljprocess. Fånga upp det utan att tappa initiativet.
Diskvalificera tidigt. Det mest effektiva sättet att hantera en kunds kalender är att inte ta fler möten i de fall där jag inte kan vinna affären. Vi skrev om det här.
Avsluta möten som inte ger något. Om man tidigt i ett discoverymöte eller demo kommer fram till att det inte finns någon deal, föreslå att ni rundar av och hittar en tid när vissa kriterier är uppfyllda. Nästan alla uppskattar ärlighet. Och att få tillbaka 30 minuter av sitt liv. Bonustips: ställ rätt frågor innan mötet så händer detta inte så ofta 😃
Bli duktig på att tacka nej på ett proffsigt sätt. Se de två punkterna ovan.
27 tips för att äga din egen kalender
Här kommer lite tips från personer som är duktiga på att hantera sin tid.
Stort tack till alla som kommit med input.
Planera in allt! Allt du tänker göra bör finnas i din kalender. Är det värt att göra? Planera in det! Är det inte värt att göra, strunta då i det.
Blocka den tid som kommer att krävas. Skall du köra 10 demos eller ringa 100 samtal under en vecka, blocka den tid som krävs i kalendern.
Skapa rimligt stora aktivitetsblock för att minimera “context switching”.
Synka gärna med andra. Det är roligare om alla ringer samtidigt och kan dela både fram- och motgångar.
Ta ansvar. Visst är det bekvämt om en säljchef meddelar när det skall ringas. Men som säljare skall du kunna ta ansvar för att planera din egen tid.
Ta hjälp. Av en senior säljare eller coach som kan vara bollplank i de här frågorna.
Mät din tid. Skriv ner exakt vad du gör och hur lång tid det tar under 2 veckor. Reflektera. Bolla med din chef eller coach. Vad behöver du göra annorlunda?
Ha disciplin. Ingen annan kommer att veta om du skippar en av dina blockade timmar för att ringa kunder. Men du vet att du inte kommer att nå dina mål eftersom du inte investerar den tid som krävs.
Hitta en disposition och rytm som passar dig. Du måste själv avgöra när det är bäst att ringa kunder, skriva offerter eller uppdatera CRM. Prova olika tider/format tills du vet att du kan köra på och når resultat. Exemplen nedan från SalesHacker:
Planera framåt. Det räcker inte att genomföra de aktiviteter du planerat denna vecka, utan du måste boka in aktiviteter också för kommande veckor. Och månader. Det är jobbigt att hantera många olika tidsperspektiv, men skapar en trygghet att man inte har en tom kalender bara för att det är första veckan i kvartalet.
Skilj på planering “jag skall planera in 10 demos” och genomförande “jag skall genomföra 10 demos”. De går hand i hand men är två olika saker. Blanda inte ihop dem.
Äg din kalender. Om du har bokat in de aktiviteter som du vet kommer att krävas för att nå dina mål, bryt inte detta för att reaktivt hantera saker från kund. Nästan alltid går det att hitta en tid som passar bägge parter. Du är proffs som kan managera din tid, och inte en serviceperson som släpper allt för att telefonen ringer.
Var restriktiv med interna möten. Se till att de adderar värde och föreslå sätt som de kan bli effektivare. Eller alternativa arbetssätt. Ingen gillar möten, så du gör antagligen alla en tjänst.
Stäng av notiser på mobilen. Och 100 andra bra tips för att inte bli störd …
Ha bra stödsystem. Minimera tiden som läggs på intern admin eller konstiga leadslistor i Excel - maximera tid med kunderna.
Delegera. Gör du rätt saker så har du snart fyllt din dag med kunder som köpt och som vill ha mer attention. Se till att bli duktig på att spela in customer success och andra som kan hjälpa till. Så att du kan fokusera på det som är viktigt på både kort och lång sikt.
Planera in ställtid. Har du räknat ut att du behöver ringa två timmar effektivt, se till att planera in tid innan. Använder du 20% av din planerade tid till annat, så blir det 20% färre samtal, och… ja, du fattar.
Planera in både förberedelse inför, och uppföljning efter, kundmöten. Typiskt 15-30 minuter på att vara väl förberedd och sätta en tydlig agenda. Och tillräckligt mycket tid efteråt för en proffsig uppföljning.
Krävs det mer uppföljning? Boka in det i kalendern asap efter mötet. Typ nästa dag. Duktiga säljare har sådana block vid ett par tillfällen i veckan för att aldrig får en backlog.
Boka inte möten “kant i kant”. Är du 1 minut sen med att få tekniken på plats har kunden lättare att backa ur. Samma sak med att du behöver avrunda tidigare.
Batcha admin. I vissa lägen kan det vara mer effektivt att göra all admin i slutet på dagen då man inte har energi att vara kreativ eller ta kundmöten.
Avsluta dagen med att planera morgondagen och preppa allt så att man kan köra 100% direkt.
Planera in reflektion.
Planera in träning. Även säljare måste träna. Om inte din chef gör det så är du tillräckligt slipad för att göra det med en kollega.
Belöna dig själv för genomförande. Försäljning handlar om att stänga affärer. men fira också väl genomförda aktivitetsblock med vetskapen att de kommer att leda till affär.
Använd de verktyg som funkar för dig. Digitalt eller på papper. Både och. Men se till att hålla CRM och andra interna system uppdaterade och försök få ut mesta möjliga av det som dessa system erbjuder. Men det finns ingen ultimat lösning, så gör det bästa du kan med det som finns.
Hantera avbrott. Hur duktig jag än är på att boka in fokustid, så kommer jag att bli avbruten. Bli duktig på att tacka nej, coacha folk i hur de bäst når dig (email eller slack i stället för telefon) och visa att du menar allvar med din tid.
Calendly (och liknande verktyg) 👍 eller 👎
OK. Här gäller det att ha bra feeling.
För ett förstamöte, med någon du inte känner, så funkar det inte att skicka över en länk med “välj en tid som passar i min kalender”! Det skulle inte funka på en första dejt, eller hur? På samma sätt reagerar jag när jag får kalla email.
Vid en första kontakt förväntas du förstå vad som passar mig. Lite diskussion eller email fram och tillbaka är en chans att etablera någon sorts relation innan det kommer en länk som sparar tid åt dig som skall sälja nåt.
En bra medelväg kan vara:
“Jag är ledig onsdag eftermiddag och torsdag förmiddag om det funkar för dig? Om inte det funkar så kan du föreslå en tid nästa vecka eller hitta en ledig tid i min kalender på calendly.com/minlänkhär.”
Välkommen i debatten:
Donald C Kelly - Why I Love Calendly for Sales!
Mark McInnes - Sales People: Don't you dare use a Calendar scheduling tool. Here's why.
Zak Slayback - Avoid Calendar Links in Your Cold Emails (Do This Instead)
Mitt bonustips vid rekrytering
Jag brukar medvetet spela passiv i rekryteringsprocesser med säljare för att se om de tar ansvar för att driva processen framåt. Föreslår de ett nästa möte? Kan de skicka en inbjudan om jag ber dem? Har de ett bra förslag på nästa steg om jag frågar?
På samma sätt i intervjun, där jag alltid inleder med att fråga “hur skulle du vilja lägga upp mötet” och i bland “vad vill du uppnå med dagens möte”. En duktig säljare har alltid en tydlig idé om detta och kan kommunicera ett upplägg som låter bra för bägge parter. Är svaret att de inte vet, så är det ju en varningsklocka?
Mer läsning
Calendly - Timeboxing: double your sales reps’ output with this calendar strategy
OkDork - 14 Business Lessons from America's Greatest Sales and Marketing Executive
Pipedrive - 3 Powerful Calendar Management Tactics for Hitting Your Sales Targets
Salesforce - Scheduling the Ideal Sales Day: 5 Ideas for Structuring Your Time
Foto av Malvestida Magazine på Unsplash